Excel vervangen door één systeem dat past
Voor zzp'ers en mkb-bedrijven die uit hun Excel-lijsten gegroeid zijn. Iedereen ziet alleen wat bij zijn werk hoort, en je oude gegevens gaan mee.
Herken je dit?
Excel is prima om mee te beginnen. Maar je bedrijf is gegroeid, en de lijst groeide mee.
- Er bestaan drie versies van dezelfde lijst, en niemand weet welke klopt.
- Iemand heeft per ongeluk een formule overschreven.
- Op je telefoon is de lijst niet te lezen.
- Niemand krijgt een seintje als er iets moet gebeuren.
Wanneer is Excel niet meer genoeg?
Excel is niet meer genoeg als meerdere mensen tegelijk in dezelfde lijst werken, als niet iedereen alles mag zien, of als er dingen vanzelf moeten gebeuren. Een spreadsheet onthoudt geen afspraken en stuurt geen herinneringen. Dan is een eigen systeem vaak goedkoper dan het gedoe dat de lijst kost.
Denk aan je klantenlijst, je planning, je offertes, je voorraad of je urenregistratie.
Tijd om over te stappen
- Je werkt met meerdere mensen in dezelfde lijsten.
- Een freelancer of klant mag maar een deel zien.
- Je typt gegevens over van Excel naar je boekhouding of agenda.
- De lijst is zo groot geworden dat alleen jij hem nog snapt.
Excel is prima
- Je werkt alleen, en de lijst is overzichtelijk.
- Het is een berekening die je af en toe maakt.
- Er hoeft niets vanzelf te gebeuren.
Wat je ervoor terugkrijgt
- Eén plekGeen versies meer. Iedereen werkt in hetzelfde systeem, en dat is altijd actueel.
- Rechten per persoonEen medewerker ziet zijn planning, jij ziet de cijfers.
- SeintjesEen herinnering als een offerte blijft liggen of een factuur niet betaald is. Meer over automatisering.
- GekoppeldGegevens gaan vanzelf naar je boekhouding of agenda. Meer over koppelingen.
Je oude lijsten gaan mee
De grootste zorg bij overstappen: wat gebeurt er met alles wat er al in staat? Dat gaat mee. Het systeem leest je Excel- of csv-bestand in en koppelt elke regel aan wat er al is. Eerst zie je per regel wat het vond. Wat niet klopt, controleer je voordat het wordt opgeslagen.
| Regel uit Excel | Status |
|---|---|
| Bakkerij de Molen | Gevonden |
| Bakkerij d. Molen bv | Controleren |
| Fietsenmaker Jansen | Nieuw |
Zo werkt het al bij het planningssysteem voor een muziekbingoshow. Daar komen muzieklijsten als Excel binnen, en elke regel wordt gekoppeld aan de muziek die er al staat.
Van Excel naar één systeem
Bij mijn eigen entertainmentbedrijf liep alles via zes losse tools, waaronder een spreadsheet. Nu zit het in één systeem. Een muziekbingoshow plande alles in een planningsapp, spreadsheets en WhatsApp. Ook dat staat nu op één plek.
Zo stap je over
- Laat je lijsten zienIn een vrijblijvende kennismaking van een half uur open je de Excel-lijsten waar je mee werkt.
- VersimpelenWelke kolommen gebruik je echt? Wie moet wat zien? Wat overbodig is, gaat er niet mee in. Je krijgt een vaste prijs per fase.
- Maken en inlezenIk maak het systeem en lees je oude lijsten in. Jij controleert of alles klopt.
- OverstappenJe werkt vanaf nu in het systeem. De oude lijst bewaar je als naslag. Ik blijf je vaste aanspreekpunt.
Vragen over Excel vervangen
Kan ik mijn gegevens nog naar Excel halen?
Ja. Waar dat handig is, maak ik een export naar Excel of csv. Bijvoorbeeld voor je boekhouder, of als je zelf iets wilt uitrekenen. Excel wordt dan een uitdraai, geen werkplek meer.
Wat gebeurt er met mijn oude Excel-lijsten?
Die gaan mee over. Het systeem leest de lijst in en laat eerst per regel zien wat het vond. Wat niet klopt, controleer je voordat het wordt opgeslagen.
Waarom niet gewoon Google Sheets, Airtable of Power Apps?
Voor een gedeelde lijst zonder veel regels is dat prima. Dan zeg ik dat ook. Het wordt lastig als verschillende mensen verschillende dingen mogen zien, of als er dingen vanzelf moeten gebeuren.
Wat kost het om Excel te vervangen?
Er zijn al mogelijkheden vanaf € 1.500 excl. btw. Wat het voor jou kost, hangt af van hoeveel lijsten en mensen erbij horen. Na de kennismaking krijg je een vaste prijs per fase. Lees wat de prijs bepaalt.
Moet alles in één keer over?
Nee. We beginnen met de lijst die het meeste gedoe geeft. Werkt dat, dan volgt de volgende. Je beslist per fase of je doorgaat.
In welke Excel-lijst zit jouw gedoe?
Laat hem zien in een vrijblijvende kennismaking. Ik zeg eerlijk of een eigen systeem de moeite waard is.
