Wat ik eerder maakte

Aanvragen, offertes, planning, beelden en social media liepen via zes losse tools. Nu zit het in één systeem dat ik zelf maakte.

Het ging om een boekhoudpakket, een planningsapp, een spreadsheet, een paar WhatsApp-groepen, een muziekdienst en een linkpagina. Elke boeking moest daardoor op meerdere plekken worden bijgehouden.

Wat het doet

• Een aanvraag via de website wordt vanzelf een kaart op het bord, met de taak "reageren" voor vandaag.
• Offerte als pdf, die de klant online tekent. De ochtend na het optreden gaat de factuur vanzelf de deur uit.
• Herinneringen na 14, 30 en 60 dagen, een betaal-QR op de factuur en een kopie naar de boekhouder.
• Betalingen van de bank worden vanzelf aan de juiste factuur gekoppeld.
• Foto's en video's per boeking, en een contentplanner voor Instagram, Facebook en TikTok.

Gekoppeld met

• Moneybird
• Bank (bunq en bankafschriften)
• Google Agenda
• Google Taken
• Google Maps (reistijd en adressen)
• Dropbox
• KvK
• Mail
• Claude (conceptteksten)
• Instagram
• Facebook
• TikTok
• SoundCloud

• ± 60 schermenVan aanvraag tot financiën
• Elke nachtEen back-up van alle gegevens
• Op de telefoonAls app te installeren, met meldingen

Een muziekbingoshow met meerdere presentatoren en techniekpartners. De eigenaar plande alles in een planningsapp, spreadsheets en WhatsApp.

Ik gebruikte de basis van het CRM hierboven, en paste die aan op hoe deze show werkt. Het systeem staat los: eigen server, eigen gegevens.

Wat het doet

• Eén app met drie rollen: eigenaar, presentator en techniekpartner. Iedereen ziet alleen wat bij zijn rol hoort.
• Per boeking zie je wat nog mist: presentator, techniek, gegevens van de klant, muziek of bingokaarten.
• De klant krijgt één link: offerte bekijken en tekenen, gegevens doorgeven, factuur zien en een review geven.
• Draaiboeken voor presentator, klant en techniek worden vanzelf gemaakt. Verandert er iets, dan zie je welk draaiboek verouderd is.
• Bingokaarten komen uit de muzieklijst. Elk kaartnummer is achteraf te controleren.
• Reistijd met het verwachte verkeer, en een tijd waarop de presentator uiterlijk moet vertrekken.

Gekoppeld met

• Google Agenda
• Google Maps (reistijd en adressen)
• Agenda-abonnement per persoon
• SnelStart (via de factuurinbox)
• Mail
• Dropbox
• Pushmeldingen
• Claude (feedback-assistent)

• ± 528 testsDie bij elke wijziging draaien
• Verkoopprijs afgeschermdEen presentator ziet alleen zijn eigen gage
• VersleuteldElke nacht een back-up

Huurders melden een lekkage of kapotte deur via WhatsApp, telefoon of mail, vaak zonder foto en soms zonder adres. Dit meldpunt maakt daar één nette stroom van.

Een vastgoedbedrijf met woningen, bedrijfspanden en hotels kreeg meldingen rechtstreeks binnen bij de eigenaar. Bij elke melding moest opnieuw worden uitgezocht of het voor de verhuurder of de huurder was. Vakmensen kregen klussen los toegestuurd, en er was geen overzicht van de kosten per pand. Ik maakte deze werkende demo om het idee samen te bespreken.

Hoe een melding loopt

1. Huurder meldtVia een vaste link per woning of unit, op de telefoon: wat er kapot is, waar, een foto en wanneer hij thuis is.
2. VoorstelHet systeem stelt voor wie de reparatie betaalt, met de reden erbij. De beheerder keurt goed, keurt af of vraagt meer informatie.
3. Vakman plantDe vakman krijgt een link zonder account, neemt de klus aan en kiest een dag en tijdvak.
4. KlaarDe vakman meldt af met foto, bedrag en factuur. De kosten komen bij het juiste pand.

Dit is een demo, nog geen systeem in gebruik. Het voorstel werkt nu met vaste regels; in een echte versie kan AI dat overnemen.